Карантин, а с ним и ограничения, побудили еще в первой волне многих руководителей бизнеса, переходить на удаленную форму работы. Данная услуга по переносу офиса в облако, является достаточно популярной. Однако, чтобы все работало стабильно, необходимо изначально правильно организовать все процессы и развернуть удаленный офис в облаке у надежного провайдера. Ведь зачастую, при переходе в облако, используют облачные решения, а не собственные сервера. В данной заметке, на основе реального проекта, попробуем вместе разобрать все организационные тонкости, что позволит вам вооружившись данной информацией, максимально безболезненно «перевести офис в облако».
В данной заметке, не будет технических тонкостей и советов, как перенести офис в облако самостоятельно, с описанием всех действий по шагам. Только, основной принцип, который позволит приблизительно понять основной спектр работ, финансовых и временных затрат.
О чем пойдет речь? Мы разберем:
- Как развернуть офис в облаке?
- Какие трудности могут возникнуть и как их решить?
- Сколько стоит перенести офис в облако?
Исходные данные.
Небольшая компания в Запорожье (Украина) из 25-ти сотрудников, занимающаяся интернет-коммерцией. До карантинных ограничений, компания использовала для своей работы офисное помещение с необходимым оборудованием. Вся рабочая информация компании, хранилась и развертывалась на личных физических серверах размещенных в офисе.
Штат компании:
- Бухгалтерия - 5 сотрудников
- Отдел продаж - 7 сотрудников
- Отдел маркетинга - 4 сотрудника
- Отдел логистики - 2 сотрудника
- Юридический отдел - 2 сотрудника
- Менеджеры - 3 сотрудника
- Два системных админа
С началом карантинных ограничений, компания решила перевести своих сотрудников на удаленную форму работы. Учитывая вид деятельности фирма, сотрудники могли вполне работать удаленно, без необходимости посещать офис. Все что было нужно для максимально эффективной и стабильной работы сотрудников, это перенести свою IT-инфраструктуру в облако. В такой ситуации, сотрудникам для продуктивной работы, необходимы наличие компьютера/ноутбука, стабильный доступ к Интернету и безопасный доступ к удаленному рабочему столу.
Задача.
Необходимо организовать удаленную работу для сотрудников компании в течении пяти дней, без прерывания рабочих процессов (без простоев) и в пределах выделенного бюджета. В облако, необходимо перенести все рабочие процессы отделов компании и их сотрудников.
Основные требования заказчика.
- Беспрерывность рабочих процессов с возможностью работать с удаленными рабочими столами.
- Без потерь перенести данные компании с личных физических серверов на виртуальные сервера.
- Перенести офис в облако в сжатые сроки и не выйти за поставленный бюджет.
С чего начать?
Первая основополагающая задача при переезде в облако, это выбрать надежного поставщика облачных решений. В данной заметке, мы не будем разбирать основные критерии выбора виртуального сервера (VPS/VDS). Со соей стороны, сотрудничаю с крупным хостинг-провайдером TUCHA.UA и на базе их решений, был реализован проект, по переносу работы офиса в облако. Ниже, будет рассмотрен выбор облачных решений, на базе хостинг-провайдера TUCHA.UA.
Хостинг-провайдер TUCHA.UA, один из первых в мире сервисов контейнерной инфраструктуры и автоматизации CI/CD-процессов. Предоставляет надежные облачные решения с первоклассной технической поддержкой. Данный хостинг-провайдер предоставляет услуги и за пределами Украины (СНГ, Европа, США). Посмотреть отзывы о TUCHA.UA. Есть тестовый период - 7 дней.
Клиенту была важна скорость работы оборудования и не было критичным его расположение (в Украине или за пределами).
Учитывая задачи и пожелания, было решено развернуть виртуальную машину на базе облачного решения TuchaBit+ в конфигурации 16 юнитов. По ресурсам, это:
- 8 CPU
- 32 ГБ RAM
- 240 ГБ SSD
- 1 IP-адрес
Для хранения рабочих документов и данных на сервере, было добавлено еще 100 ГБ дискового пространства на HDD дисках.
Чтобы перенести коробочную версию CRM Битрикс24, было принято решение развернуть виртуальную машину на базе TuchaBit с конфигурацией 4 юнита. По ресурсам, это:
- 2 CPU
- 4 ГБ RAM
- 100 ГБ SSD
- 1 IP-адрес
Для обеспечения работы IP-телефонии FreePBX, была развернута виртуальная машина на базе TuchaBit в конфигурации 2-х юнитов с добавлением 1-го дополнительного ядра:
- 1 CPU
- 2 ГБ RAM
- 50 ГБ SSD
- 1 IP-адрес
Для корпоративной почты, был выбран облачный хостинг на базе TuchaHosting в тарифе 25 ГБ:
Для организации безопасного хранения резервных копий, было выбрано решение на базе TuchaBackup в 300 ГБ дискового пространства.
TUCHA.UA позволяет выбрать различные конфигурации для практически любых задач. Есть бюджетные варианты, с размещением в Украине на базе TuchaBit. Если необходимо хранить данные за пределами страны, можно выбрать решение на базе TuchaFlex+. В примере выше, было использовано несколько решений, исходя из технических и финансовых соображений.
Реализация.
1. Перенос в облако ПО M.E.Doc для бухгалтерии.
Для этого, необходимо перенести только базу данных M.E.Doc в облако. При этом, не нужно переносить саму программу. Само программное обеспечение, устанавливается в последствии с официального сайта.
2. Перенесли в облако коробочную версию Битрикс24.
Была развернута виртуальная машина и посредством доступа к локальному серверу клиента, был создан бэкап. После, перенеся резервные копии, развернули из них CRM-систему.
3. Установка пакет Microsoft Office на сервер.
Посредством подключения к виртуальной машине клиента виртуального диска с хранимыми дистрибутивами MS Office, бил развернут пакет Microsoft Office на сервере.
Вы можете использовать лицензии на ПО свои или арендовать.TUCHA.UA являемся партнёром Microsoft по программе SPLA.
4. Перенос IP-телефонии в облако.
Чтобы перенести IP-телефонию в облако, была развернута на сервере система FreePBX, с последующей настройкой SIP-канала для связи с оператором телефонии и настроены внутренние номера, группы. Это позволит использовать свои внутренние номера для подключения к облачной АТС из любого места.
5. Перенос всех данных в облако.
На физическом сервере клиента, были созданы резервные копии всех данных для переноса на виртуальный сервер. После, данные были перенесены на виртуальный сервер.
6. Перенос корпоративной почты в облако.
На почтовом сервисе TuchaHosting взятом в аренду, были созданы нужные почтовые ящики и после этого, была перенесена почта со всех машин, с которыми раннее работали пользователи.
7. Настройка VPN.
Шаги по объединению локальной сети с виртуальным сервером, подробно описаны в технической документации, на основе которой и было произведено объединение локальной сети с виртуальным сервером. В технической документации, также можно найти информацию по настройке безопасного подключения пользователей к облачному серверу с помощью VPN. Это удобно, так как не нужно изобретать велосипед и все работает «из коробки».
8. Настройка печати.
Готовое решение по настройке печати с удаленного сервера на локальных принтерах, описано в статья.
Вопросами переноса на облачный сервер 1С:Предприятие с ее данными, выполнял непосредственно специалист, который занимался техническим обслуживанием 1С в данной компании.
С технической точки зрения, будет лучше, если у компании есть свой специалист, который занимается обслуживанием 1С. И перенос данных 1С в облако, лучше поручить ему. Это избавит вас в дальнейшем, от непредвиденных ситуаций, так как данной программное обеспечение, имеет свои специфические особенности работы и требует индивидуальных настроек у каждого клиента.
Трудности.
Основная проблема, заключалась в том, что нужно было перенести все данные в течении 5 дней, без остановки бизнес процессов компании. Для этого, в течении 4-х дней были созданы резервные копии данных. И уже в течении ночи, все данные были перенесены в облако.
Результат.
Весь офис был перенесен в облако в течении 5-ти дней. Для сотрудников были созданы удаленные столы с необходимым ПО, с настройкой защиты удаленного подключения к рабочему столу. Это позволило сотрудникам получить безопасный доступ для работы в облаке. С финансовой стороны, позволило сократить расходы на аренду офисного помещения и на обслуживании физических серверов с инфраструктурой.
Цена.
Тут необходимо разделить расходы на два пункта.
1. Стоимость аренды виртуальных решений с ежемесячной оплатой. Выше, приводил скрины и ссылки на все решения, которые были арендованы. В целом, если все это сложить вместе, выходит сумма в 172 EUR. Нужно понимать, что данная сума, будет статьей расхода каждый месяц. При этом, повторюсь, это не реклама, однако уровень технической поддержки специалистов компании TUCHA.UA, действительно заслуживает уважения. Например, если у вас проблема с быстродействием сервера 1С, они всегда подскажут вам, в чем у вас проблема, если она на вашей стороне. Как вы могли увидеть выше, большая часть настроек, была выполнена по их статьям. У них есть рабочая документация, которая работает на их облаках. Арендуя у них виртуальные сервера, вы получаете гарантию стабильной работы и техническую поддержку.
2. Услуги специалиста ,осуществляющего перенос данных с физических серверов в облака. Как вы понимаете, почти не спать на протяжении 5-ти суток и организовать максимально быстрый перенос работы всего офиса в облако, на рынке IT-услуг, обойдется в круглую сумму. В данной заметке, не буду указывать сумму своей работы, но, дам подсказку для экономии при переходе в облака.
У компании TUCHA.UA, есть услуга по переносу данных в облака. Они берут 100% от стоимости услуг на облачные решения. То есть, если рассмотреть это в свете моего клиента выше, данная услуга по переносу офиса в облако, обошлось бы в 172 EUR единоразово (172 EUR/месяц аренда облачных решений + услуги по миграции данных в облако, стоимость которой 100% от стоимости сервера однократно. На нашем примере - это 172 евро соответственно). Как вы понимаете, это более выгодное решение, чем нанимать стороннего специалиста, который осуществит перенос работы офиса в облако. И для поддержания облачной инфраструктуры, вы можете дополнительно выбрать мультиязычную техподдержку 24Х7.
Итоги.
В данной заметке, приведен пример перехода компании на удаленку. Вы можете использовать данную информацию, чтобы максимально безболезненно перейти на удаленную форму работы. При выборе облачных решений, стоит ориентироваться не только на цену, а ни на качество предоставляемых услуг, безопасность, надежность. От того, какое решение вы выберете, будет зависеть работа всей вашей компании. Экономия 50 долларов в месяц на аренде VPS/VDS, может принести вам в последствии ряд проблем, которые придется самостоятельно решать. А для руководителя бизнесом, это дополнительные финансовые потери.
Дело не в цене, а в надежности и удобстве использования. Самые дешевые хостеры устраивают у себя оверселлинг и от этого могут быть проблемы.Знаю, что посетителями данного блога, есть пользователи со всего СНГ. В приведенной заметке, хостинг-провайдер TUCHA.UA предоставляет услуги не только на территории Украины. Поэтому, вы можете смело использовать облачные решения данного хостинг-провайдера. Более того, данная компания, предоставляет возможность размещать данные как на территории Украины, так и в Европе.
Для пользователей РФ и СНГ, можно рассмотреть альтернативные варианты в случае, если вам необходима геолокация размещения хостера в РФ или по другим причинам. Например, RUVDS является российским хостинг-провайдером с возможностью арендовать VPS с размещением на территории России, так и в Европе. Хостинг-провайдер FORNEX, предоставляет услуги аренды VPS по СНГ и за пределами. Есть еще возможность посуточной аренды серверов на VDSina.ru. Однако, это уже под менее серьезные проекты. Со своей стороны, использую данного провайдера, для тестирования. Удобно, можно взять сервер в аренду, только на сутки. Кстати, есть небольшая заметка по данному хостеру: «Аренда виртуальных и физических серверов с KVM виртуализацией и посуточной оплатой.».